Офис, которого не было

Идея компании без офиса у нас до сих пор выглядит экзотичной. Хотя люди, которые не ходят на работу в привычном смысле этого слова, есть в каждой третьей российской фирме. В США же, по данным worldatwork.org, трудятся удаленно почти 100 миллионов человек, в Европе – около 30 миллионов. В первую очередь от аренды квадратных метров отказываются IT-компании, СМИ, дизайнерские и pr-агентства, ученые, репетиторы, сетевой маркетинг. Многие крупные интернет-проекты начинались отнюдь не в офисах. Facebook появился в студенческой общаге. Googlе писали в гараже. Rune Scape – в спальне, eBay – в гостиной, What Ever Life – на кухне. Microsoft, Adobe, Corel, IBM экономят на удаленных работниках приличные деньги. К примеру, IBM посчитала, что таким образом она сокращает расходы на 400 тысяч долларов ежегодно. В России эта компания представлена именно виртуальными офисами в Санкт-Петербурге и Перми.

В 2007 году Treehugger.com было присуждено звание «Блог года о биоустойчивости», после чего Discovery Communications купила его за 10 миллионов долларов. Основатель блога Грэм Хилл никогда не работал в офисе, жил то в Нью-Йорке, то в Буэнос-Айресе, то в Торонто, то уехал к любимой девушке в Барселону. С сотрудниками связывался по Skype, Gmail, Google Docs и eFax, выдавал зарплату через PayPal. Параллельно он основал еще одну фирму We Are Happy to Serve You по производству керамических кофейных чашек – тоже виртуальную.

Самая известная российская виртуальная фирма – издательство деловой литературы «Манн, Иванов и Фербер». На их сайте в разделе «Контакты» висит следующее объявление: «Мы – инновационное издательство и используем инновационные методы работы. Поэтому мы работаем без офиса. Современный уровень развития коммуникаций позволяет нам работать там, где это удобно – дома, в кафе, в парке, на даче. Именно поэтому здесь вы не найдете такой привычный для типичной компании офисный номер телефона. У нас его попросту нет». Издательство, основанное тремя маркетологами, в частности, выпустило книгу «Работа 2.0» Глеба Архангельского, в которой рассказывается о технологиях дистанционной работы – видеоконференциях, вебинарах и так далее.

Почему люди отказываются от офиса? Причины – на поверхности. Сумма, которая уходит на содержание помещений (аренда, зарплата уборщицы, охраны, стоимость мебели, техники, интернета и прочего) варьируется от 7 до 50% прибыли. На дорогу до работы и обратно некоторые люди, особенно в крупных городах, тратят несколько часов. И это не просто потраченное время, но зачастую стресс (пробки, давка в метро, испорченная солью обувь). Многие в офисе питаются фаст-фудом и калечат себе желудки. Вместо кратковременного отдыха устраивают частые перекуры, сидят в социальных сетях, изображая бурную деятельность, – есть мнение, что человек успешно использует лишь 15% рабочего времени. Кроме того, офис – весьма шумное место, и не всякий (возможно, очень талантливый и изобретательный) может трудиться в такой атмосфере.

Читайте также:  Shop-Admin предлагает готовый план раскрутки интернет-магазина в Украине

Есть и более уважительные причины для удаленной работы: инвалидность, беременность, необходимость присматривать за больным, проживание в другом городе.

«На мой взгляд, отсутствие офиса дает каждому сотруднику больше свободы, а значит, больше возможностей для реализации своего потенциала, – говорит руководитель виртуального агентства по созданию сайтов Brave Сергей Антропов. – Отсюда рост эффективности при снижении расходов на офис, выше прибыль и больше возможностей для развития компании за счет этой прибыли. Для качественной работы на расстоянии люди должны иметь сильную мотивацию. Поэтому такой компании нужна миссия. И, кроме того, нужно заботиться о своих сотрудниках, справедливо вознаграждая их за труд. Если люди видят, что к ним относятся хорошо, командный дух образуется сам собой».

Основатель другой виртуальной компании по разработке веб-сайтов Strigunova.ru Петр Лозовицкий рассказывает, что время рабочего графика он обговаривает с каждым сотрудником отдельно: «Основное мое требование – наши рабочие часы должны совпадать хотя бы на три часа в сутки. Отсутствие офиса с точки зрения подбора кадров очень выгодно – кандидатов больше, они могут быть отовсюду, где есть Интернет. Многие занимаются «удаленкой» в свободное от основной работы время. Так, у меня, прежде чем договариваться о долгосрочном сотрудничестве, появляется возможность «попробовать» специалиста в разовом проекте. И в результате – переманивать наиболее интересных и перспективных людей к себе, предлагая им более высокую оплату по сравнению с региональной».

Разумеется, у компании без офиса есть свои заботы. Юридический адрес оформлять все равно придется, а значит, нужно или указывать адрес квартиры, или договариваться об аренде пары квадратных метров. Несмотря на то, что многие клиенты предпочитают, чтобы в офис приезжали к ним, а партнеры не возражают против домашней атмосферы – тапочек, выпечки, уютного дизайна, – в некоторых случаях понадобится место для личных встреч: в кафе, коворкинг-центре, специально арендованном конференц-зале.

У виртуальной компании могут возникнуть проблемы с безопасностью: домашний компьютер проще взломать, чем корпоративный; ноутбук в кафе могут украсть. Кроме того, необходимо организовать отличную связь. Отвечать по телефону, ICQ, Skype необходимо активно, без задержек. Например, Сергей Антропов указывает, что у него в компании есть рабочий график, в течение которого сотрудники, ответственные за общение с клиентами, должны быть доступны по сотовому, почте. Другие специалисты выходят на связь в назначенное время для обсуждения текущих проектов. Здесь имеет смысл обратить внимание на услугу «Виртуальный офис», когда фирма получает единый многоканальный номер, не требующий установки оборудования для переадресации.

Читайте также:  Плохой итог хороших намерений

Система контроля работников – отдельный пункт. Начальник должен знать, чем заняты сотрудники. Петр Лозовицкий указывает, что в отсутствие визуального контакта надо очень внимательно формулировать задачи. Также он рекомендует перечислять всех, кто принимает участие в работе над проектом: «Ничто так не сплачивает коллектив, как общая цель. Во имя общей цели участники проекта идут на компромисс. Когда человек видит, что его коллега, а самое главное – непосредственный руководитель работает эффективно и делает потрясающие вещи, возникает энтузиазм. Для заказчика тоже важно знать, сколько специалистов и какого уровня работали над проектом».

Помогает не только постоянное общение, но и такие программы, как Project Path и Basecamp, где можно написать все задачи, дедлайны, статусы. Популярна программа Microsoft Exchange Server, которая помимо работы с корпоративной электронной почтой позволяет хранить графики работы, задачи, контакты. Сотрудники фирмы по разработке программного обеспечения InfinityBox (которая запустила популярный сервис Wufoo, помогающий создавать онлайн-формы для сбора информации) ежедневно пишут в общем файле, что они сделали, а по пятницам встречаются у кого-нибудь дома и планируют следующую неделю.

Впрочем, основная проблема, с которой сталкиваются компании без офиса, – недоверие со стороны партнеров. В СМИ то и дело появляются новости об очередной компании, которая работала виртуально и кинула своих клиентов, – мол, это первый признак ненадежности. В этом случае фирме придется идти напролом, если определенная репутация еще не наработана.

Компания Automattic, запустившая популярную блог-платформу WordPress, решила этот вопрос так: чтобы партнеры перестали удивляться отсутствию офиса, сняла помещение для встреч – кто уж очень хочет, может прийти туда с ноутбуком и поработать.

Следует понимать, что работа на удалении должна быть удобна самим сотрудникам. они должны быть лояльными людьми, готовыми вкалывать и дома, выдавать результат и не расслабляться. автор проекта «Доместикус» (база услуг домашнего персонала) мария Лебедева отмечает, что текучесть кадров в ее фирме зависит от профиля работы: «Если это техническая монотонная работа (корректоры, администраторы баз данных), то текучка большая. а если работа креативная, такая, где платят за результат (продвижение ресурса в поисковиках, IT-разработка), то здесь за 2 года у нас вся команда неизменна».

многие хорошие специалисты предпочитают офис только потому, что хотят общения, движухи. Но виртуальность не мешает коллективу дружить. К примеру, известная компания Printfection (принимает в интернете заказы на выпуск футболок с любыми принтами) для поддержки корпоративного духа еженедельно собирает коллег на совместном обеде, а по пятницам – в пивной, боулинге, на бейсбольном поле.

Работа в офисе хороша тем, что создает много «якорей», настраивающих человека на работу. Один из них – деловой стиль одежды. Поэтому, даже работая дома, особенно если это не просто аналитическая работа, а скайп-встречи или телефонные переговоры с клиентами и партнерами, полезно соблюдать дресс-код.

Читайте также:  Дизайн и полную реализацию проектов интерьеров и реконструкций в Италии впервые берет на себя российская студия

Важный фактор мотивации – корпоративный стандарт тайм-менеджмента, то есть планирования времени. Если календари сотрудников видны им и руководителю, ведутся по единому стандарту – время становится прозрачным, и уже не так важно, в офисе человек находится или нет.

Ускорившийся темп жизни диктует новые подходы в работе компаний. Сегодня с целью экономии времени и средств руководители, сотрудники, партнеры по бизнесу все чаще взаимодействуют друг с другом посредством современных технических решений: мобильной связи, Интернет, видео-конференц-связи… Конечно, в некоторых случаях, как и все новое, такие инновационные подходы воспринимаются с настороженностью, многие до сих пор не доверяют электронным билетам, финансовым операциям онлайн, однако, на наш взгляд, такие решения более чем оправданны. Мы можем наблюдать это на собственном примере: еще год назад, когда наша компания предложила своим клиентам инновационную услугу видеорекрутмента, она казалась фантастикой, а уже сегодня проведение видеособеседований стало широко использоваться руководителями и HR-специалистами компаний, что значительно облегчило процесс поиска и подбора персонала. Поэтому появление «домашних» офисов, вынесение непрофильных функций за пределы компаний – это значительный шаг в будущее. Такое решение позволяет сократить затраты на содержание персонала за счет экономии на аренде офисных площадей. Но стоит учитывать, что это будет эффективно только в том случае, если выстроены механизмы взаимодействия и контроля. Наибольшее распространение виртуальные офисы получили среди дизайнеров, программистов, телефонных операторов, копирайтеров и региональных представителей.

— Ноутбуки с веб-камерой и гарнитурой для сотрудников. Как правило, покупать не приходится – специалисты используют личные компьютеры.

— Программы для виртуального общения. ICQ, Skype – скачиваются бесплатно. Русский аналог VZOChat, позволяющий проводить видеоконференции до 6 участников, – тоже. Специальная программа для видеоконференций и презентаций, разрешающая пригласить любое количество участников и спикеров из любой точки мира, Webinar.ru –от 1495 рублей в месяц.

— Программы для управления проектами – официальные версии платные, но, как водится, скачиваются за просто так. Basecamp (15 гигабайт памяти и возможность вести 35 проектов) – от 49 долларов в месяц. Microsoft Exchange Server – около 19 тысяч рублей.

Источник: www.abireg.ru