Модная сегодня концепция «зеленого» офиса предполагает максимальную и непосредственную защиту окружающей среды от деятельности офиса. И только косвенно она положительно сказывается на деятельности людей, практически не влияя на эффективность бизнеса, которым они занимаются. Мы же хотим взглянуть на организацию работы в офисе под другим углом: как через улучшение условий в нем можно повысить работоспособность людей, от которой напрямую зависит эффективность бизнеса.
По сути, интересующими нас вопросами занимается эргономика. Ее наиболее широкое определение, принятое в 2010 г. Международной ассоциацией эргономики (IEA), звучит так: «Научная дисциплина, изучающая взаимодействие человека и других элементов системы, а также сфера деятельности по применению теории, принципов, данных и методов этой науки для обеспечения благополучия человека и оптимизации общей производительности системы».
Существуют два основных подхода к решению задач по созданию эргономичных рабочих мест. Первый рассчитан на повышение эффективности и оптимизации рабочих процессов, поэтому нацелен на приспособление человека к условиям работы. Второй подход ориентирован на создание комфортных и удобных условий для работы, то есть на приспособление рабочих процессов к человеку. Понятно, что для организации работы в офисах целесообразен второй подход, когда условия во всех аспектах создаются такими, чтобы люди имели объективные возможности для эффективной работы.
Ниже в отдельных статьях мы рассказали о дизайне, микроклимате в офисе, мебели, документообороте и освещении. Здесь коротко напомним о таких важных аспектах, как организация работы, планировка офиса и, как ни странно, цветах в нем.
Для организации и рационализации любого рабочего места может быть применена система 5S, являющаяся одним из инструментов так называемого бережливого производства (Lean Production). Она разработана в Toyota и получила свое название от первых букв пяти японских слов и их английских аналогов. Эти слова обозначают пять взаимосвязанных принципов организации рабочего места, обеспечивающих визуальный контроль и бережливое производство. В русском переводе все принципы этого метода также начинаются на букву «С», и вся система получила название «Система 5С».
• сортировка – четкое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних;
• соблюдение порядка (аккуратность) – организация хранения необходимых вещей, позволяющая быстро и просто их найти и использовать;
• содержание в чистоте (уборка) – соблюдение рабочего места в чистоте и опрятности;
• стандартизация (поддержание порядка) – необходимое условие для выполнения первых трех правил;
• совершенствование (формирование привычки) – воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.
При внедрении этой системы на производстве разрабатываются инструкции, проводятся тренинги, назначаются контролеры и проч. Конечно, в офисе ничего из этого делать не нужно. Однако несложно заметить, что в основе системы лежат просто разумные принципы, которых стоит придерживаться без особого формализма.
Выше мы сказали, что система 5S является инструментом бережливого производства. А о каких потерях может идти речь в офисе? Например, о таких: незавершенная работа, ошибки в документах, повторная работа с документами, выполнение ненужной работы, лишние этапы в процессах, ожидания, лишние передвижения, неоправданные перемещения документов и т. п.
Планировка офиса может быть открытой (open space) или закрытой (отдельные кабинеты). Сопоставим их плюсы и минусы.
Открытая планировка не только более выгодна с точки зрения размера первоначальных вложений, но также с точки зрения последующего обслуживания: кондиционирования, вентиляции, уборки, освещения. Но что касается регулирования температуры воздуха, то нужно быть готовым к росту числа конфликтов, так как параметры задаются на все помещение, в котором много людей, и индивидуальные предпочтения.
В случае необходимости при открытой планировке столы и перегородки могут легко перемещаться. В кабинетном же варианте интерьера ограничителями трансформаций будут стены и двери.
Как правило, в открытом пространстве помещается больше работников, чем в кабинетах той же площади. Это дает компании лучшую отдачу от арендной платы. Можно также увеличивать штат без переезда в другое помещение с помощью обычной перестановки мебели.
Считается, что открытая планировка обеспечивает лучшую коммуникацию и дух товарищества. Люди становятся более информированными о том, что происходит с компанией, информация быстро и беспрепятственно проходит через весь офис. Но это одновременно является и недостатком, так как позволяет конфиденциальным сведениям распространяться без контроля. Избежать этого помогут отдельные кабинеты для совещаний, переговоров, а также для руководителя.
Если в офисе с открытой планировкой работает запланированное число сотрудников, то условия труда не вызывают дискомфорт. Но если людей становится больше, а работа кипит, то шум от разговоров может стать недопустимым. Кроме того, «перенаселение» приводит к ускоренному распространению инфекций. Кабинетная структура офиса располагает к спокойной работе без лишнего шума. Однако закрытые двери провоцируют рост приватных бесед, чаепитий и т. п.
И, конечно, при выборе планировки офиса нужно учитывать частную жизнь сотрудников (она есть и на работе!). Открытая планировка допускает возможность подслушивания личных телефонных звонков, подсматривания изображений на чужих мониторах. Фактически без внимания коллег и начальства не останешься никогда. Поэтому, прежде чем будет принято решение, нужно тщательно взвесить преимущества и недостатки обоих вариантов планировки применительно к конкретной компании.
Нет необходимости доказывать, что комнатные растения способны очищать воздух внутри помещений от токсичных веществ, помогают повысить его влажность, уменьшают количество пыли и порой даже микробов.
Но часто руководители считают неправильным использовать цветы в офисе, по их мнению, это излишество, к тому же неоправданно смягчающее имидж компании в глазах клиентов и партнеров. Но это просто стереотип, противоречащий принципам современного делового дизайна. Напомним о некоторых аспектах, связанных с цветами.
Цвет оказывает сильное психологическое воздействие на человека, поэтому, применяя в интерьере цветы и цветущие растения разных оттенков, можно регулировать ситуацию в компании и добиться той атмосферы, которая нужна в данное время в данном помещении.
Форма букетов и цветов также оказывает психологическое воздействие. Так, вытянутая вверх форма считается мужской, она активизирует. Форма зонтика или низкая овальная действует успокаивающе и настраивает на размеренный тон.
Уход за цветами в офисе снимает стресс. Он на время отвлекает от сидячей работы; обращение к цветам хорошо влияет на настроение человека, расслабляет и успокаивает его.
Некоторые растения вырабатывают летучие вещества – фитонциды, убивающие вирусы, болезнетворные бактерии и грибки. А есть и такие, которые впитывают в себя аммиак, формальдегид, толуол и бензол, находящиеся в воздухе.
Не нужно забывать и о том, что растения не только увлажняют воздух, но и выделяют кислород, поглощают углекислый газ.
А если установить в офисе аквариум, то он не только украсит интерьер, но и увлажнит воздух, поможет смягчить климат в коллективе.
Есть еще один способ сделать рабочее место более дружелюбным – завести в офисе животное. Однако этот шаг очень ответственный, поскольку зверьку или птице не всегда можно создать в офисе нормальные условия для жизни.
