Перечитав свои, подружкины и соседкины книги, любительницы дамских романов и детективов в одной из компаний стали обмениваться произведениями любимых авторов с представителями других подразделений. Постепенно забылось, кому принадлежит та или иная книга, и романы и повести «поселились» на офисных полках. Так было положено начало корпоративной библиотеке в ООО «Эспан» (продажа косметики и товаров медицинского назначения, штат — 80 чел.), которая сейчас насчитывает несколько тысяч книг, и уже не любовные истории, а классику менеджмента и новейшие произведения бизнес-гуру.
По словам Станиславы Винярской, менеджера по персоналу ООО «Эспан», позволить себе корпоративную библиотеку могут не только крупные корпорации, но и небольшие компании, коллектив которых составляет 15-20 человек. «Само наличие такой библиотеки — неважно, формируется ли она в электронном виде или состоит из традиционных бумажных томов — создает особую атмосферу заинтересованности людей в том деле, которое они делают, обмена опытом, информацией. Что само по себе очень важно», — считает г-жа Винярская.
«В нашем коллективе многие получают второе образование либо самостоятельно расширяют свои знания в разных сферах. Поэтому рекламисты могут заглядывать в материалы специалиста по подбору персонала, а секретари — искать для себя что-то важное по маркетингу. В библиотеку поступают лучшие издания, уже отобранные с точки зрения их интересности и полезности. Все это позволяет людям общаться и формировать общее видение принципов ведения бизнеса гораздо лучше, чем это сделало бы формальное декларирование миссии и целей компании», — рассказала Анастасия Басюк, заместитель директора компании «Экстабуд» (дистрибуция строительных материалов, штат — 50 чел.).
Впрочем, довольно часто корпоративные библиотеки возникают стихийно. Одной из причин их появления становится то, что многие компании выписывают периодику, но нередко она оказывается доступна только топ-менеджерам или сотрудникам определенных отделов, если речь идет о специализированных изданиях.
Особую роль корпоративные библиотеки играют в компаниях, нуждающихся в постоянном отслеживании технических и законодательных норм. «Идея корпоративной библиотеки возникла в 2006 году, когда создавался инжиниринговый центр. Его сотрудники стали инициаторами создания библиотеки, собрали в электронном виде ГОСТы, ДБН, СНиПы, наполнив библиотеку нормативных документов.
В 2008-м мы внедрили систему электронного документооборота и корпоративную библиотеку разместили в соответствующем разделе системы электронного архива данных. В этой системе электронные документы регистрируются и хранятся как каталог с четкой иерархией, поэтому нужный документ легко найти», — сообщила Ирина Кисель, PR-менеджер ООО «ТММ» (строительство, штат — н/д).
В результате корпоративная библиотека становится не только хранилищем знаний, но и выполняет неожиданные функции. «После появления корпоративной библиотеки мы стали замечать, что обмен информацией между отделами стал более интенсивным и продуктивным. Возможно, это связано с тем, что люди стали больше делиться друг с другом какими-то своими находками, и это, в свою очередь, запустило процесс обмена сугубо рабочей информацией», — рассказывает Анатолий Грицкив, руководитель ООО «Персиваль» (проектирование, дизайн интерьера и ландшафтный дизайн, штат — ок. 40 чел.).
Как это обычно бывает, инициатива, вовремя подхваченная снизу, становится залогом успеха дела. Но если сотрудники не спешат ее проявлять, службе персонала приходится стимулировать интерес к новым начинаниям. «Развитие корпоративного сайта шло параллельно с формированием электронной библиотеки. Чтобы стимулировать интерес к самообразованию, мы стали ранжировать самые важные и интересные статьи и книги с помощью количества обращений к ним. Сотрудник, выложивший самую популярную книгу за полгода, получал приз на новогоднем корпоративе или летнем праздновании «дня рождения» компании», — делится Диана Алавердова, менеджер по персоналу ООО «Софтсити» (разработка и внедрение ПО, штат — 62 чел.). Со временем, по словам г-жи Алавердовой, интерес к литературе, представленной в библиотеке, значительно возрос и, как оказалось, в течение текущего года к ней обращались более 80% сотрудников.
Традиционно функции курирования корпоративной библиотеки передают представителю службы персонала. В небольших компаниях ключ от шкафчика с книгами хранится у секретаря или офис-менеджера. На крупных предприятиях, имеющих собственные корпоративные университеты, на одного из сотрудников возлагают обязанности библиотекаря. Однако независимо от этого важно с самого начала наладить учет и систематизацию книг. И, конечно же, установить правила пользования библиотекой. В отличие от традиционных библиотек с их бланками и карточками читателей, для пользователей корпоративной библиотеки гораздо важнее узнать, у кого находится та или иная книга. Именно поэтому учет выданных книг ведется по совершенно иному принципу. «Книги, имеющие отношение к работе: по менеджменту, маркетингу, рекламе, мы просто заносим в таблицу. А когда кто-то берет эту книгу — отмечаем. Если она срочно понадобится кому-то из сотрудников, я могу сразу сказать — возьмите ее у Петра Иванова. Все это «управление библиотекой» занимает у меня не более 15-20 минут в день», — резюмирует Елена Косенко, секретарь ООО «Экстабуд».
Однако основной проблемой, с которой сталкиваются компании при создании корпоративных библиотек, становится недостаток качественной литературы. «На первый взгляд может показаться, что литературы в продаже — море, и есть все, чего душа пожелает. Но действительно полезных книг очень мало», — уверен Анатолий Грицкив. По этому начинать следует с составления плана комплектации, разделив книги и электронные источники по сферам. К примеру, нормативная и справочная литература, издания по управлению персоналом, психологии бизнеса, технологии продаж, литература по бухгалтерскому учету и налогообложению и прочее. «В библиотеке обязательно помимо профильной должна быть и бизнес-литература, в частности, книги по менеджменту и маркетингу. Они могут оказаться незаменимыми для руководящего звена, поскольку в них всегда можно найти ответ или подсказку на практически любой животрепещущий вопрос из управленческой практики. Более того, деловая литература служит дополнительным источником мотивации и инновационных идей для сотрудников», — отмечает Ольга Пикульская, PR/Маркетинг-менеджер юридической компании «Астерс».
При этом многие компании при составлении плана заказов литературы решают проблему выбора, основываясь на мнениях сотрудников. «Мы прислушиваемся к советам и просьбам коллег, которые излагают свои информационные потребности, и закупаем нужную литературу по мере необходимости», — рассказывает г-жа Пикульская. Впрочем, здесь возможны злоупотребления со стороны работников — желая сэкономить свои личные средства, некоторые из них «заказывали» дорогую литературу, в которой нуждались их дети — студенты вузов или родственники. Поэтому, столкнувшись с подобным в своей компании, Анна Басюк советует не просто осуществлять закупки литературы «по желанию», а составлять списки и рассылать их на ознакомление, с тем чтобы впоследствии приобрести книгу, за которую проголосовали как минимум два сотрудника.
В то же время, помощь в решении этой проблемы предлагают специализированные фирмы, которые берут на себя все заботы по комплектации библиотечного ассортимента, организации системы учета и пополнению фонда. Специальные пакетные предложения по формированию корпоративных библиотек разрабатываются и при издательских домах. Однако на сегодняшний день эта услуга практически не востребована в Украине. Несмотря на сложности, связанные с подбором книг, трудностями систематизации, хранения и учета, большинство компаний предпочитают создавать и комплектовать свои библиотеки самостоятельно.
